Підтвердження фактів народження, смерті, розлучення чи одруження, які відбулися десятки років тому

Дуже часто трапляються випадки, коли треба відновити документи, які були складені десятки років тому. Як правило, це свідоцтва про народження чи смерть, а також одруження та розлучення. Ці відомості необхідні для підтвердження родинних зв’язків та інших дій. Необхідність пошуку таких документів дуже хвилюють осіб поважного віку. Але навіть таку правову проблему можна вирішити, адже певний період часу всі реєстраційні записи зберігаються в архівах.

Де зберігаються архівні документи?

Відповідно до діючого законодавства України^[1], всі книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги зберігаються протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану та метричних записів, включених до цих книг. Зберігатися вони мають у відділах державної реєстрації актів цивільного стану різних рівнів (районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції тощо).

Скільки років можуть зберігатися документи?    

Строк зберігання документів починається з 01 січня року, наступного за роком складання актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до цих книг, та закінчується 31 грудня останнього (сімдесят п’ятого) року їх зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану. Тобто, станом на сьогодні, крайньою датою укладення документа, якого перенесли в архів, є 31 грудня 1945 року. Усі документи, що були укладені пізніше цього строку – поки не переміщені до архіву та не є доступними для витягу.

Отже, якщо термін реєстрації акта цивільного стану не перевищує 75 років з дня його укладення, рекомендуємо звертатися за отриманням запитуваних документів до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання.

Куди треба звертатися?

Для пошуку відомостей про народження (одруження, смерть) особи необхідно звернутися до відповідного відділу державної реєстрації актів цивільного стану або до територіального управління юстиції у відповідній області. У разі, якщо від часу складання актового (метричного) запису минуло понад 75 років – до державного архіву відповідної області, повний перелік та повна контактна інформація яких доступні за посиланням – https://bit.ly/3PDJJ3G.

Статтю підготувала журналістка, правозахисниця Наталя Єсіна для ГО «Суспільство і право», в рамках проєкту «Покращення доступності послуг системи юстиції для людей поважного віку», який реалізується за підтримки американського народу, наданої через Агентство США з міжнародного розвитку (USAID) в рамках Програми «Справедливість для всіх».

Ця публікація була здійснена за підтримки американського народу, наданої через Агентство США з міжнародного розвитку (USAID) в рамках Програми «Справедливість для всіх». Погляди авторів, викладені у цій публікації, не обов’язково відображають погляди Агентства США з міжнародного розвитку або уряду Сполучених Штатів Америки.

^[1] Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану,  метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів, затвердженого Наказом Міністерства юстиції України від 30.12.2013 року № 2804/5