Які програми варто освоїти для дистанційної роботи?
Дистанційне спілкування стало невід’ємною частиною нашого життя під час карантину. Багато роботодавців частково або повністю перевели роботу своїх офісів на дистанційну форму. У ній є багато плюсів: економія часу і коштів, оптимізація робочих процесів. Ймовірно, ці переваги ми будемо використовувати і після карантинного життя. Тож ті, хто хоче знайти роботу або просто брати активну участь в житті онлайн, має обов’язково познайомитись з цими програмами.
Програми для зв’язку
Zoom, Google Meet, Skype – хто не був знайомий з цими програмами для приватних і групових розмов з відео раніше, не міг не почути про них під час карантину. Тут навчаються, призначають співбесіди і організовують конференції та вебінари, і навіть вечірки. Якщо ви ще не освоїли ці програми, тримайте інструкцію до однієї з них:
Месенджери для смартфонів
Telegram, WhatsApp, Messenger (від Facebook) – всі ці додатки для смартфонів дають змогу листуватись приватно і в чатах, записувати аудіо-повідомлення та робити дзвінки з відео, чи просто читати інформацію на каналах. В групах Telegram і WhatsApp можна робити опитування, а в Telegram відносно недавно з’явилась нова функція – коментарі до дописів на каналах (які, втім можна не відкривати і не читати, що дає йому суттєву перевагу перед, наприклад, Facebook).
А от попурярний у пострадянских країнах Viber критикують за поганий інтерфейс і регулярні збої в роботі.
Мінус месенджерів у тому, що вони прив’язані або до вашого номеру телефону, або до профілю у соціальних мережах. Якщо хочете розділити приватне і ділове життя, то для роботи краще користуватись програмами з першого пункту.
Системи управління клієнтськими базами та проектами
Останнім часом у багатьох вакансіях вимагають навичок роботи у CRM-системі. Вона актуальна для всіх видів бізнесу, у яких є клієнтська база.
Що це? Згрубша, це щось типу документу в Excel, тільки весь час доступного в інтернеті для спільного користування всіх працівників офісу. Тут можна зайти на особистий профайл клієнта і побачити всі дані про нього, включно, наприклад, з найдрібнішими побажаннями. Така система допомагає уникнути помилок і неприємностей, робить сервіс в рази швидшим і якіснішим.
У таких програмах немає нічого складного. Навпаки, вони суттєво спрощують життя як працівникам, так і керівництву. Існують різні програми на базі CRM, але всі вони влаштовані за схожим принципом: це Bitrix24, Microsoft Dynamics, Pipedrive, Worksection та інші.
Спрощують життя офісу і системи управляння проектами. Ключовим тут є спільний доступ до документів, дошок, файлів.
Для прикладу розглянемо деякі функції популярного Google Pack, серед яких вже згаданий Google Meet. А також Google Диск, який дозволяє завантажувати файли (у тому числі і великі відео та фотографії, які складно пересилати електронною поштою) для спільного доступу.
Зручною для роботи функцією є документ на Google Диску: його можуть редагувати водночас кілька людей. Це економить час та суттєво полегшує процес внесення правок та доповнення тих документів, які розробляє команда. Саме тому Google Диск є популярним, наприклад, у журналістських редакціях. Зручно і те, що всі правки в документі зберігаються автоматично: не потрібно хвилюватись за те, чи не забули ви зберегти зміни (як, наприклад, у Microsoft Word). На відміну від документів, збережених на персональному комп’ютері, файли на Google диску будуть доступні всюди, де є інтернет: потрібно тільки увійти у свій Google-акаунт.
Серед інших корисних функцій на Google Диску є, наприклад, Jamboard – віртуальна дошка на якій можуть «писати» всі працівники віртуального офісу. А також клеїти стікери і навіть малювати.
Щоб мати доступ до функцій Google pack, потрібно мати поштову скриньку Gmail.
Альтернативні програми зі схожими функціями для управління проектами – це Trello, Jira, Basecamp, Asana та багато інших.
Якщо познайомитись з цими або аналогічними програмами ще до співбесіди, шанси на нову роботу зростуть. Спробуйте!
P.S.: Слідкуйте за нашими новинами, щоб записатись на безкоштовний курс мобільної грамотності.
Матеріал підготувала Віра Градюк, в рамках проєкту «Підвищення рівня поінформованості людей поважного віку – шлях до запобігання та мінімізації наслідків пандемії COVID-19», який реалізується ГО “Суспільство і право” і наданий Чорноморським фондом регіонального співробітництва (проект Німецького фонду Маршалла США) за фінансової підтримки Європейського Союзу. Фото авторки.